Zorgmedewerkers nieuwe afdeling Rijn en Vliet

Algemeen
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en sollicitanten. Libertas Leiden is een stichting welke statutair gevestigd is te Leiden, Rijnsburgersingel 60 met KvK-nummer 28111649. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet welke persoonsgegevens Libertas Leiden over u verzamelt, waarvoor deze worden gebruikt, wat Libertas Leiden onder zorgvuldige omgang verstaat en welke rechten u heeft.

Persoonsgegevens en verwerking
Een persoonsgegeven is een gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijk persoon, bijvoorbeeld naam, adres en woonplaats. Ons uitgangspunt is dat we niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk. Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle activiteiten die uitgevoerd kunnen worden met die gegevens, zoals verzamelen, registeren en bewaren.

Welke gegevens verwerkt Libertas Leiden van sollicitanten?
We verwerken gegevens die de sollicitant zelf heeft opgegeven, zoals:
• jouw volledige naam, telefoonnummer en e-mailadres;
• gegevens over gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• gegevens over de huidige en vorige werkzaamheden van de sollicitant;
• de motivatie van de sollicitant om op een functie te reageren.

Doel
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt uitsluitend voor de beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant.

Welke gegevens verwerkt Libertas Leiden van werknemers?
Van werknemers verwerken we:
• naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mail adres;
• bankrekeningnummer;
• administratienummer dat geen andere informatie bevat dan onder het eerste bolletje;
• nationaliteit en geboorteplaats;
• gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• gegevens over de huidige en vorige functie(s) alsook over de aard, de inhoud en de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met Libertas Leiden;
• gegevens met het oog op de administratie van zijn/haar aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
• gegevens met het oog op de administratie betreffende zijn/haar afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
• gegevens die in het belang worden opgenomen met het oog op zijn/haar arbeidsomstandigheden;
• gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens over zijn/haar gezinsleden en voormalige gezinsleden;
• gegevens met het oog op (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover relevant;
• gegevens verkregen uit eventuele assessments of referenten gedurende de sollicitatieprocedure.
• naam en contactgegevens van de door de werknemer opgegeven derde in geval van een noodsituatie

Doel
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
• het geven van leiding aan de werknemer;
• het vaststellen en (laten) uitbetalen van salaris;
• het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van het dienstverband
• indien van toepassing de organisatie van het de bedrijfszorg en het bedrijfsmaatschappelijk werk;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• de uitvoering van geldende arbeidsvoorwaarde(n);
• het verlenen van ontslag;
• het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan een incassobureau of een deurwaarder;
• het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
• de uitvoering of toepassing van een wet.

Appartementen van bewoners en bepaalde ruimtes van Libertas Leiden zijn voorzien van elektrische sloten. Voor Libertas Leiden is het mogelijk om na te gaan welke in de organisatie werkzame personen een bepaalde ruimte hebben betreden. Dit gaat Libertas Leiden uitsluitend na in geval van een redelijke verdenking van betrokkenheid bij een strafbaar feit.

Rondom een aantal woonzorglocaties en in algemeen toegankelijke ruimtes die als entree dienen is cameratoezicht aanwezig en dit is bij de ingang van de locaties aangegeven. Het cameratoezicht dient ter bescherming van het eigendom van Libertas Leiden, het eigendom en de veiligheid van de bewoners en medewerkers én het vastleggen van incidenten die hierop betrekking hebben. Cameratoezicht wordt uitdrukkelijk niet gebruikt voor het observeren van het gedrag of prestaties van medewerkers, tenzij sprake is van een redelijke verdenking van betrokkenheid van een medewerker bij een strafbaar feit. De opnames worden maximaal vier weken bewaard. Indien een incident is voorgevallen vindt bewaring plaats totdat het incident is afgehandeld. Indien de politie om afgifte van cameraopnames verzoekt, zal Libertas Leiden hieraan gehoor geven indien het een redelijk verzoek betreft. Het cameratoezicht is vastgelegd in de Procedure Cameratoezicht.

Aan wie verstrekt Libertas Leiden uw gegevens?
We gebruiken de genoemde persoonsgegevens in beginsel alleen voor de eigen bedrijfsvoering en de totstandkoming en uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In sommige gevallen zijn we verplicht om de persoonsgegevens door te geven, zo vindt in geval van ziekte en re-integratie doorgifte plaats aan de bedrijfsarts en/of het UWV. In geval van loonbeslag verstrekken we persoonsgegevens aan de deurwaarder. Met partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken sluit Libertas Leiden een verwerkingsovereenkomst zodat goed is vastgelegd dat die partijen deze gegevens goed beveiligen en zij tijdig melding doen bij een (vermoeden van een) datalek.

Doorgifte van persoonsgegevens in het kader van de bestrijding COVID-19
In het kader van de pandemiebestrijding worden gegevens van bij Libertas Leiden positief geteste werknemers doorgegeven aan de GGD voor uitvoering van het bron- en contactonderzoek.

Bewaartermijn
We bewaren de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt. We nemen, voor zover die er zijn, wettelijke termijnen in acht. Voor sollicitatiegegevens bedraagt de gebruikelijke termijn vier weken tot na de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitanten toestemming geven om ze voor maximaal een jaar te bewaren. Persoonsgegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd waartegen wij ons moeten kunnen verweren).




Hoe beveiligt Libertas Leiden uw gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, waaronder het gebruik van twee factor authenticatie (1). Intern beperken we het gebruik van persoonsgegevens: alleen medewerkers die op basis van hun functie uw persoonsgegevens moeten gebruiken, hebben hier toegang voor gekregen door hun leidinggevende. Tevens hebben we een procedure voor het melden van datalekken. Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens zijn blootgesteld aan een onrechtmatige verwerking. Een ernstig datalek melden we aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Intrekken toestemming
Indien we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming altijd intrekken.
Recht op inzage
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens.
Recht op rectificatie
U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen indien uw persoonsgegevens:
• feitelijk onjuist zijn;
• onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
• op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt.
Recht op vernietiging van uw persoonsgegevens
U kunt ons verzoeken om uw gegevens te wissen mits één van de volgende gevallen van toepassing is:
• Niet meer nodig
We hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
• Toestemming ingetrokken
U heeft eerder toestemming gegeven voor het gebruik van uw gegevens, maar u trekt die toestemming nu in.
• Bezwaar
U maakt bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens en we hebben geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor het gebruik.
• Onrechtmatige verwerking
We houden ons niet aan de privacyregels bij het gebruik van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking.
• Wettelijk bepaalde bewaartermijn verlopen
We zijn wettelijk verplicht om uw gegevens na bepaalde tijd te wissen.
Binnen een maand nadat u ons gevraagd heeft om uw persoonsgegevens te vernietigen laten wij u schriftelijk weten of wij dat gedaan hebben. Deze termijn kunnen wij zo nodig met twee maanden verlengen. Als wij uw verzoek afwijzen, vermelden wij de reden daarvan in onze schriftelijke reactie op uw verzoek.

Recht op overdracht van persoonsgegevens
U kunt ons vragen uw gegevens over te dragen aan een andere organisatie mits wij uw persoonsgegevens van uzelf hebben ontvangen en verwerken op grond van uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst met u. Het recht op overdracht geldt voorts alleen voor gegevens die we digitaal verwerken, dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking
U kunt ons verzoeken om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken, wat betekent dat Libertas Leiden uw persoonsgegevens niet meer voor het betreffende doel mag gebruiken, maar dat ze niet hoeven te worden verwijderd. Doorgaans geldt dit recht alleen als de verwerking niet is gebaseerd op een wettelijke plicht of de uitvoering van een overeenkomst.

Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien wij de verwerking niet hebben gebaseerd op uw toestemming, een afgesloten overeenkomst met u, het voldoen aan een wettelijke verplichting of het beschermen van vitale belangen met uzelf of anderen.

Wijziging en datum
Libertas Leiden behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 12-02-2024.

Meer weten?
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Of heeft u vragen over onze privacyverklaring? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG heeft overeenkomstig de eisen uit de AVG een adviserende, controlerende en informerende rol als het gaat om privacy en informatiebeveiliging bij Libertas Leiden en is te bereiken via privacy@libertasleiden.nl. Mocht u niet tevreden zijn over de wijze waarop wij een door u ingediende klacht over gegevensbescherming hebben opgelost, dan heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

1.) Dit houdt in dat een medewerker twee stappen moet doorlopen om toegang te hebben tot uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door eerst een pincode in te toetsen en daarna een code die via de telefoon wordt verstuurd.